こんにちは。たいきちです。
2021年1月末日現在、社会はまだまだ新型コロナウイルス感染症の影響によって混乱の中にあって、今後のことについて不安に感じている方も少なくありません。
そんな中で3密を避け、クラスターを防ぐためにテレワークが推奨されています。
テレワークのためにはインターネットを活用した『ZOOM』の利用がとても便利です。
WEB会議などに活用している企業はとても多く、使用してみればとてもシンプルですから、簡単に始めることが可能です。
ただ、これからZOOMを始める方にとっては、設定などをどうすれば良いのか分からないでしょうし、とりあえず基本的なことはマスターしておきたいと考えているでしょう。
そこで、ここではZOOM初心者の方のために、普段お使いのパソコンで利用できるように、インストールから立ち上げ、設定方法までお伝えしていきます。
ZOOMの基本
ZOOMは無料で利用することができます。
ZOOMはインターネット環境が整っている中で、オフィスのパソコン、所有しているスマートフォン、ご自宅で利用しているタブレットなどで利用することができます。
パソコンには、専用のソフトをインストールしたり、GoogleChromeやFirefoxなどWEBサイトを閲覧するためのブラウザを用いて利用することもできます。
またスマートフォンやiPadなどのタブレットに専用アプリをダウンロードすることでも利用できますから、オフィスとご自宅など離れた場所でも気軽にミーティングを行うことができます。
さまざまな利用シーンに応じて活用することができますが、オフィスにおいてはまずパソコンにソフトをインストールしておくことがシンプルなのでおすすめです。
ZOOMのダウンロード
ZOOMを利用するためのソフトについては、公式サイトから無料でダウンロードすることができます。
ZOOMの公式サイトを開き、右上にあるボタン「サインアップは無料です」をクリックします。
必要な手順がガイドに現れますから、その内容に従って進めていきます。
① 誕生日の入力
誕生日を入力し「続ける」ボタンをクリックします。
② メールアドレスの入力
メールアドレスを入力し「サインアップ」をクリックします。
普段、仕事で利用しているものを入力すると、ZOOMから送信されるメールなどが確認できやすくなりますので便利です。
③ ZOOMからメールが送信されますので確認します
入力したメールアドレスにメールが送信されていますので、メールボックスを確認してみましょう。
メールはすぐに届きますが、もし届いていない場合には「迷惑メール」に振り分けられている可能性があります。
またどうしても届かないということであれば、Googleの「Gメール」などフリーメールアドレスを取得して試してみるようにしましょう。
④ メールアドレスからアカウント確認
ZOOMから「ZOOMアカウントをアクティベートしてください」というタイトルのメールが届きます。メールを開き、「アカウントをアクティベート」をクリックします。
⑤ 名前とパスワードの設定
「ZOOMへようこそ」という画面が開きます。「名」「姓」「パスワード」「パスワードを確認する」を入力します。
パスワードは8文字以上で、ローマ字の大文字と小文字、数字を含めなければなりません。
その下に「初等または中等（幼稚園から高校）教育機関の代理としてサインインなさっていますか？」については、該当がなければ「いいえ」をクリックしておきます。
そこまで完了すれば「続ける」をクリックします。
⑥ ミーティングを行うスタッフのメールを登録
オフィスで使用するような場合には、この画面まで来たときに、ミーティングに参加する従業員の仕事用のメールアドレスを入力します。
招待しておくと、すべての人がアカウントなしでもミーティングに参加できるからです。
メールアドレスを入力し、「私はロボットではありません」にチェックを入れ、「招待」ボタンを押します。
また招待は後ほどでもできますので、メールアドレスが分からないような状況であれば「手順をスキップする」をクリックして、先に進めます。
⑦ ダウンロードの開始
ここまで来ればミーティングを開始することができます。
記載してある「ご使用のパーソナルミーティングURL」をクリックすると、ダウンロードが始まります。
これは、今まで登録した内容を反映したあなただけの「ZOOMミーティングルーム」となっています。
ひとまずダウンロードはここまでで完了です。
ZOOMミーティングの立ち上げ
パソコンにZOOMのインストールが完了すれば、立ち上げてみましょう。
パソコンのデスクトップにZOOMのアイコンが表示されていますので、そちらをダブルクリックすると立ち上がります。
デスクトップ上にアイコンが見つからない場合には、パソコン画面下段にある検索バーで「ZOOM」と検索すれば見つかります。
ダウンロードしたものをクリックして開いてみると、上記のような画面が現れます。
すでにログインされた状態で立ち上がりますが、ログインが必要な場合には、先ほど登録した「メールアドレス」「パスワード」を入力すればZOOMミーティングを立ち上げることができます。
無事にサインインができましたら、もうすでにZOOMミーティングができる準備は整っています。
恐らくここまでは簡単だったのではないでしょうか。
ZOOMミーティングの音声テスト
上記のZOOMの画面から「オーディオに接続」の絵をクリックすると、下のような画面が現れます。
「コンピューターオーディオのテスト」をクリックすると、音声とマイクのテストを行うことができます。
ただし音が出ますので、オフィスなどで行う際には、イヤホンなどをつけて行うようにしてくださいね。
次のような画面が現れて、着信音が流れます。
着信音がしっかりと聞こえていれば、「はい」をクリックします。
次にマイクのテストを自身の声で確認していきます。
ノートパソコンであればパソコンにマイクが搭載されていますので、そのままパソコンに向かってテストすることができます。
マイクがなければ、自身のスマートフォンなどで活用しているイヤホンマイクなどを利用するといいでしょう。
「あーあー」などと声を出すと、少し遅れて自分の声を確認することができます。
自分の声がきちんと聞き取れれれば、「はい」をクリックします。
そこまで問題なければ、「スピーカーとマイクは良好です」と表示されます。
ZOOMミーティングの画像テスト
ZOOMミーティング下段にある、「ビデオの開始日時」をクリックすると、自身の画像が映し出されます。
このような感じで映し出されれば問題ありません。
もし背景が気になる場合であれば、背景画面を変更することもできます。
赤く囲んだ部分をクリックし、「バーチャル背景を選択」を選びます。
お好きな背景を選ぶことができますし、自身でお好きな画像を登録しておくこともできます。
これでもし自宅からミーティングに参加するような必要がある場合でも安心できるのではないでしょうか。
まとめ
インストールから立ち上げ、設定までご説明いたしました。
次の記事からは、実際にミーティングの開催などについての方法をお伝えしていきます。
まずは、この記事を読み返して、職場のパソコンでZOOMを使えるようにしておいてくださいね。