薬剤師がはじめるZOOM会議~立ち上げから会議開催までの基本的な使い方

こんにちは。たいきちです。

 

2021年2月に入り、まだまだ新型コロナウイルス感染症は猛威をふるっており、自粛を余儀なくされている状況にあります。

 

薬剤師の業界においても、会議やミーティングなどに「ZOOM」を活用するシーンが増えています。

 

前回の記事「薬剤師がはじめるZOOMの第一歩~インストールから設定、立ち上げまでの基本的な使い方」では、ZOOMをこれから始めるという薬剤師のためにインストールから立ち上げまでご説明しました。

 

今回の記事では、立ち上げから実際の会議を開催するところまでご説明したいと思います。

 

これからZOOM会議やミーティングをはじめるのであれば、今回の記事を読めば、ひとまず顔をあわせて会議やミーティングを行えるようになります。

 

ぜひじっくりと記事を読んで、チャレンジしてみてくださいね。

 

ちなみに、ZOOMのインストールや設定方法を知りたい方は前の記事をご覧ください。

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ZOOMの立ち上げからはじめてみよう

 

Zoomのアイコン画像

パソコンのデスクトップにある「ZOOMのアイコン」をダブルクリックし立ち上げてみましょう。

 

アイコンは上記のようなデザインとなっており、「ZOOM」と記載されています。

 

デスクトップ上にアイコンがない場合には、パソコン画面下段にある検索バーで「ZOOM」と検索すれば見つかります。

 

右クリックしてデスクトップ上にショートカットアイコンを作成しておくと便利ですよ。

 

Zoomのサインイン画面

クリックして開いてみると、上記のような画面が現れます。

 

「サインイン」をクリックすると、次のような画面となり、「メールアドレス」「パスワード」を求められます。

 

「メールアドレス」「パスワード」については、前回の記事でご説明した通り、設定の際に入力したものを使用します。

 

Zoomのホーム画面

無事にサインインができましたら、上記の画面になり、すぐに会議やミーティングができるようになっています。

 

 

ZOOMミーティングで会議をしてみよう~会議参加者を招待する

 

Zoomのホーム画面

ZOOMの立ち上げができたところで、実際に職場の同僚などのパソコンを活用して、実際に会話をしてみるところまでやってみましょう。

 

上記画面にある「新規ミーティング」をクリックします。

 

すると、自分自身が映し出された画面が現れます。

 

Zoom新規ミーティング画面

これですでにWEB会議が開始されている状態ですが、まだ会議主催者しかいない状態です。

 

この画面に参加者を招待することによって実際の会議を開催することができるようになります。

 

Zoomミーティング画面

画面上にアイコンを置くと、画面下部にさまざまな選択ボタンが現れますので、その中から「参加者」をクリックします。

 

「参加者」をクリックすると、画面右側にホストである自分自身の名前が表示されていると思います。

 

参加者が増えると、この欄に表示されることになります。

 

招待メールを送信する

 

画面右下に「招待」という小さなボタンがありますので、そこをクリックすると次の画面が現れます。

 

Zoomミーティング招待画面

上部に表示されている「メール」をクリックすると次の画面に変わります。

 

Zoomミーティング招待メール画面

画面真ん中にあるメールサービスを選ぶことによって、招待メールを会議参加者に送信することができます。

 

選択できるメールサービスには

 

  • デフォルトメール
  • Gmail
  • Yahooメール

 

となっており、どれを選んでも同じ招待方法となります。

 

普段活用しているメールサービスを選択するといいでしょう。

 

例えば、Gmailを選択すると、パソコン画面に次のような送信画面が現れます。

 

Zoomミーティング招待メール作成画面

すでに招待を知らせる内容が記載されていますので、あとは相手のメールアドレスを入力して送信するだけです。

 

とても簡単に会議に招待することができるのがお分かりになるでしょう。

 

招待する文章には、「URL」「ミーティングID」「パスコード」が記載されています。

 

順番にご説明していきましょう。

 

「Zoomミーティングに参加する」の部分には、会議に参加するためのURLが記載されています。

 

このURLをクリックすると、ZOOMをインストールしていないパソコンなどの場合には、ソフトやアプリのダウンロードが求められます。

 

パソコンであればZOOMソフトをダウンロードすれば、すぐに会議に参加することができます。

 

また、すでにZOOMをインストールしている人の場合であれば、「ミーティングID」「パスコード」を入力することによって、会議に参加することも可能となっています。

 

メール以外の媒体で招待したい場合

 

メール以外の、LINEやチャットワークなどの媒体を使って招待したい場合には、次のように行います。

 

Zoomミーティング招待メール選択画面

画面下部にある「招待のコピー」をクリックすれば、先ほどのメールに記載された、招待するための文章をコピーすることができます。

 

クリックすると画面下部に「招待がクリップボードにコピーされました」と表示されます。

 

メールではなく、別の媒体で伝えたい場合には、この方法で伝えるといいでしょう。

 

招待者が会議に参加する場合

 

招待した人がダウンロードを完了し、ZOOMミーティングに参加すると、次の画面が現れます。

 

Zoomミーティング参加許可選択画面

自分自身の上に、参加者の名前が記されます。

 

名前の上にカーソルを置いてやると「許可する」というボタンが現れます。

 

許可することによって、招待者がこの会議に参加することができるようになります。

 

Zoomミーティング画面

これでWEB会議が開催されました。

 

画面中央には参加者が映し出されるように切り替わります。

 

やり取りができるか試してみましょう。

 

終了したい場合には、画面上にカーソルを置いてやると画面下部に「終了」という赤いボタンが現れますので、それをクリックすると終了させることができます。

 

 

招待からZOOMミーティングに参加するには

 

Zoom招待メール

WEB会議への招待を受けた場合には、上記のようなメールが届きます。

 

タイトルは「ZOOMミーティング招待-○○のパーソナルミーティング」となっており、○○の部分に招待者の名前が入っています。

 

「ZOOMミーティングに参加する」と記載されているURLをクリックすれば、すぐに会議に参加することができます。

 

Zoomミーティング参加画面

「ビデオ付きで参加」もしくは、その横にある「ビデオなしで参加」をクリックし、相手から参加の承認を得られるまで待ちます。

 

承認されたら、相手の画像が現れ、会議をスタートさせることができます。

 

 

うまくZOOM会議に参加できない場合

 

ZOOM会議にうまく参加ができないということがあります。

 

いくつかの理由があるのですが、その場合の対処法をご紹介しておきましょう。

 

招待URLをクリックしても会議に参加できない

 

基本的には、招待URLをクリックすると会議に参加することができます。

 

ただ、ZOOMはインターネットを活用したサービスですから、招待URLをクリックする前に、ネット環境・Wifi環境に問題がないか確認しておきましょう。

 

またURLやID・パスワードが間違っている場合には参加することができません。クリックしても参加できないのであれば、主催者に確認するようにしましょう。

 

相手の声が聞こえない

 

Zoomミーティング画面ミュート解除

顔は見えるのに声が聞こえないというトラブルは多く見かけます。

 

ZOOM設定において、音声がミュートになっていないか確認するようにしてください。

 

画面の左下のマイクの絵に赤の斜線が入っていれば、マイクがミュートになっています。クリックすれば解除することができます。

 

同様に相手側のマイクもミュートになっていないか、確認することも必要です。

 

 

まとめ

 

ZOOMの立ち上げから会議の開催、参加までご説明いたしました。

 

次の記事では、ZOOM会議の開催時に活用できる、便利な機能についてご紹介していきます。

 

ぜひ記事を読み返して、職場でZOOM会議を積極的に開催してみてくださいね。

 

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