こんにちは。たいきちです。
「薬剤師のZOOM会議」と題して、3記事目となります。
前回までの記事は、
記事①「薬剤師がはじめるZOOMの第一歩～インストールから設定、立ち上げまでの基本的な使い方」ではインストールから立ち上げまで、
記事②「薬剤師がはじめるZOOM会議～立ち上げから会議開催までの基本的な使い方」では立ち上げから会議の開催まで基本的な使い方をご説明いたしました。
あくまで基本的な使い方だけをご説明しただけなので、今回の記事では「知っておきたい便利な機能」をご紹介していきたいと思います。
ZOOM会議で実際に役立つものに限定してお伝えしていきますので、ぜひじっくりと記事を読んで、チャレンジしてみてくださいね。
薬剤師のZOOM会議～知っておきたい便利な機能5選
- ZOOM会議のスケージュールを伝える
- 会議内容を録画する
- 画面の共有
- ホワイトボード機能
- チャット機能
会議でよく活用される機能を5つ選んで、その利用方法を詳しく解説してみました。
どれも会議や研修には活用されているものばかりですので、ぜひうまく利用してみてください！
① ZOOM会議のスケージュールを伝える
薬剤師がZOOM会議を行う場合、定期的に開催している会議やミーティングなどが多いのではないでしょうか。
そのような場合には、あらかじめスケジュールを立てておいて、会議参加者に通知することができます。
パソコン画面からZOOMを立ち上げ、スケジュールをクリックします。すると次の画面が立ち上がります。
設定するのは次の通りです。
| トピック | 会議の名前になります。必要に応じて「○○会議」など変更するようにしましょう。 |
| 開催日時 | ミーティングが開催される時間を設定することができます。 |
| 持続時間 | 会議に必要なおおよその時間を入力します。その時間に終わらなくても勝手にミーティングが終わってしまうわけではありません。 |
| 定期的なミーティング | 定期的な会議であればチェックを入れておけば、Googleカレンダーなどと連動して、会議参加者に通知することができます。 |
| ミーティングID | 職場の会議の場合なら「自動的に生成」にしておけばいいでしょう。 |
| セキュリティ | 生成されるパスコードを入力して、会議に参加することになります。会議だけではなく、一般の方向けに「健康セミナー」などを配信する場合にもパスコードを発行すれば、参加者を限定して公開することができます。 |
| 待合室 | チェックを入れておけば、先に参加した人を待合室に誘導することができ、全員が揃ってから一度に全員を会議に参加させることができます。 |
| ビデオ | 「ホスト」「参加者」ともにオフにしておくといいでしょう。招待者と参加者ともに参加した時点で自分自身でビデオをオンにすることができます。 |
| カレンダー | 職場で共有するGoogleカレンダーに入力することができます。ZOOMを利用する際には共有のGoogleカレンダーを作っておくと便利です。会議前になれば自動的にメールを送り、ZOOM会議への参加を促すことができるようになりま |
最後に右下の「保存」ボタンをクリックすると、Googleカレンダーを設定している場合には、予定の入力画面に変わります。
ZOOMを活用するなら、Googleカレンダーと連動しておくと、毎回会議の際に上記の設定をしなくて済みますので、この機会に職場で共有できるものを作っておきましょう。
カレンダー機能ではなく、メールで伝える場合には、カレンダーの部分で「他のカレンダー」を選択して「保存」ボタンをクリックします。
すると自身のZOOMにスケジュールされ、次の画面が現れます。
個別にメールで送信する場合には。「クリップボードにコピー」をクリックすれば、上記の案内文をコピーすることができます。
自身のメールから、会議内容を送信するといいでしょう。
② 会議内容を録画する
ZOOM会議の内容は、外部のキャプチャーソフトなどを使用することなく、録画することができます。
どうしても会議に参加できないスタッフがいる場合や、セミナーの配信などの様子を録画しておきたい場合に便利な機能となっています。
使い方はとても簡単です。
会議が開催されている画面下の「レコーディング」ボタンをクリックします。
レコーディングボタンをクリックすると、すぐに録画が開始され、画面の左上に次のような表示が現れます。
「レコーディングしています」と表示が現れている間は、画面の録画が行われています。
その表示右にある四角のストップをクリックすると、録画が停止され、自動的にパソコンに「ZOOM」というフォルダーが作られ、そちらにmp4で保存されます。
この録画方法は、会議開催者（ホスト）のみに与えられている権限になります。
会議の場合など、職場内であれば誰が録画しても問題ないとは思いますが、有料セミナーなどを行う場合においては録画されてしまうと困る場合もあるでしょう。
初期の設定においては、会議開催者（ホスト）のみが録画可能となっていますから、問題ありません。
③ 画面の共有
会議を開催しているような場合、資料をみんなで閲覧することが必要な場合があるのではないでしょうか。
そのような場合には、画面を共有して、資料を確認することができるようになります。
共有したい資料をパソコンで開いておくようにし、画面下の「画面の共有」ボタンをクリックします。
すると次のような画面が現れますので、共有したい資料を選択します。
資料を選択して、右下の「共有」ボタンをクリックすると、画面が共有画面に変わります。
イメージとしては次のような感じです。
会議画面については右側に小さく表示されるようになり、パソコン画面いっぱいに共有したい資料などが表示されることになります。
また画面の上部には、共有の停止ボタンがありますが、こちらを停止しても会議自体が終わるわけではなく、共有のみが停止されることになります。
④ ホワイトボード機能
ホワイトボード機能とは、自分自身が直接ペンで書き込んでいく内容を共有する方法です。
研修などにおいて便利な機能だと言えるでしょう。
先ほどの「画面の共有」でご説明した資料の選択画面で「ホワイトボード」を選択し、「共有」ボタンをクリックします。
すると、まさにホワイトボードが共有されます。
タッチペンなどを利用できるパソコンやタブレットなどであれば、便利に活用できる機能ではないでしょうか。
⑤チャット機能
会議の開催中にチャット機能を使うこともできます。
複数人が参加しているような場合には、特定の人だけにメッセージを送ることもできますから、知られたくない人がいるような場合に便利でしょう。
画面下の「チャット」をクリックすると、画面右にチャットの画面が現れます。
そこから文字を入れると、チャット機能を利用することができます。
送信先が「全員」となっている場合には参加者全員に、個別に送りたい場合には送信先の右横にあるボタンをクリックして操作します。
チャット機能で入力した文字は、入力画面の上に表示されていきます。
まとめ
「薬剤師のZOOM会議」と題して、インストールから便利な機能まで、3つの記事でご紹介してきました。
記事①「薬剤師がはじめるZOOMの第一歩～インストールから設定、立ち上げまでの基本的な使い方」では、インストールから立ち上げまでご紹介しています。
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そして、この記事では実際に会議や研修などにおいて活用できる便利な機能についてご紹介しました。
社会はまだまだ新型コロナウイルスの影響によって、会議や研修が自由に行える状況にはありません。
ぜひうまくZOOMを活用してみてください。